L’équipement de bureau est un terme générique désignant plusieurs fournitures, outils et machines nécessaires dans les lieux de travail modernes. C’est une exigence dans tout environnement de travail car elle améliore la productivité, l’innovation collective et le bien-être général des employés. Ses responsabilités comprennent la facilitation de la communication et l’amélioration de l’apparence d’un lieu de travail. Il comprend les divers matériaux, outils et équipements utilisés dans les activités quotidiennes dont un bureau typique peut avoir besoin, tels que :
Il existe deux sous-catégories de matériel de bureau ; papeterie et mobilier. Le premier fait référence aux petits articles consommables du quotidien indispensables à tout espace de travail, tels que les trombones, les post-it et les agrafeuses, tandis que le second fait référence aux meubles plus grands tels que les chaises de bureau, les tables et les armoires. Ces deux éléments sont essentiels dans tout lieu de travail, quelle que soit la taille de l’espace de travail.
La définition de l’équipement de bureau comprend également les différentes machines qui font partie d’un bureau, telles qu’une photocopieuse, un télécopieur, un scanner et une calculatrice. Il peut également s’agir d’équipements plus coûteux tels que des ordinateurs, des imprimantes et des systèmes de télécommunication. Il peut également englober une technologie plus sophistiquée comme un tableau blanc, qui est extrêmement utile lors des présentations.
Un autre aspect important de la définition de l’équipement de bureau est le classeur, qui est un espace de stockage commun et essentiel pour les documents commerciaux. Le classeur est un équipement important car il simplifie grandement l’organisation des fichiers. Il permet de classer les documents par ordre alphabétique, numérique et chronologique. De plus, il permet de regrouper les documents en fonction de leur sujet et constitue l’un des équipements les plus importants de tout bureau.
En comptabilité, le matériel de bureau est traité différemment lors de son inscription au bilan. En règle générale, les produits de papeterie sont traités comme s’ils avaient été complètement épuisés au cours de l’année. En revanche, le matériel qui n’est pas de la papeterie est considéré comme un actif à long terme de l’entreprise et sa valeur se déprécie tout au long de l’année.
Il convient également de mentionner que la définition de l’équipement de bureau n’inclut pas les appareils électriques tels que les téléviseurs, les radios et les systèmes de climatisation. Cependant, le terme « équipement de bureau » inclut des outils technologiques plus complexes tels que les ordinateurs portables et les téléphones mobiles. Ceux-ci sont considérés comme des équipements car ils sont utilisés régulièrement et nécessitent de l’électricité pour fonctionner. Cela ne doit pas être confondu avec le terme fournitures de bureau, qui est une catégorie beaucoup plus large qui comprend tous les types d’articles de tous les jours qui ne sont pas motorisés. Quelques exemples de ceux-ci sont des ustensiles d’écriture tels que des stylos à bille, des marqueurs et des crayons, ainsi que des trombones, des classeurs de documents et des chemises. En général, la distinction entre ces deux termes est mineure, mais connaître la différence peut faire gagner du temps lors de l’achat de ces articles en ligne. Dans la plupart des cas, les mêmes entreprises vendent les deux types d’équipements, donc connaître les différences peut vous faire économiser de l’argent. Dans tous les cas, il est important de maintenir le bon fonctionnement des équipements pour assurer des performances optimales et éviter toute dépense inutile.